Vous êtes médecin généraliste ou spécialiste ? Vous voulez vous consacrer à votre métier et charger quelqu’un de gérer votre planning et accueil téléphonique parce que vous pensez que votre travail demande beaucoup de temps de concentration ? Les moyens vous manquent aussi pour engager une secrétaire ou vous êtes convaincu que la secrétaire doit vous assister et vous aider à prodiguer les soins nécessaires aux patients ? Plausible oui ! La technologie des programmes d’accueil téléphonique vous offre alors la solution la plus adaptée : la secrétaire virtuelle.
Un standard téléphonique performant
Les médecins ne peuvent jamais travailler sans disposer d’un secrétariat parce il s’avère qu’il est très difficile de mener à bien son travail tout en répondant au téléphone et en s’occupant de la gestion d’un agenda. Aussi l’idée d’embaucher du personnel pour recevoir les appels et fixer les rendez-vous qui a été tant préconisée, n’est plus prisée car elle pèse financièrement sur le praticien. Le médecin peut toutefois avoir une secrétaire mais si ses engagements l’empêchent de répondre à ses appels téléphoniques, cela peut nuire à l’image de son cabinet. La solution que les professionnels ont dès lors choisi d’implémenter est un programme de prise de rendez vous performant c’est-à-dire une secrétaire virtuelle comme la fameuse ANNA de Calleo. De cette manière l’accueil sera géré par une téléopératrice à distance conformément à vos instructions.
Une télésecrétaire médicale à distance conforme aux besoins
Parce la réception des appels téléphoniques peut constituer une perte de temps pour un médecin ainsi que pour l’équipe qui le seconde, il conviendrait de trouver un partenaire spécialisé dans la programmation de l’accueil téléphonique médical pour bénéficier d’un forfait de standard téléphonique externalisé avec une secrétaire virtuelle. Plus la peine de créer un secrétariat en interne dans vos locaux, vos appels et votre planning sont gérés à distance par une équipe expérimentée. A chaque fois qu’un interlocuteur voudra vous joindre, une télésecrétaire se chargera de lui répondre en respectant vos instructions et votre cahier des charges. Vous pouvez bénéficier d’un accueil de manière totale, partielle ou occasionnelle.
Mission de la secrétaire virtuelle
L’assistante virtuelle saura vous seconder au quotidien, voire « réhumaniser les échanges », en assurant la planification, l’organisation, l’annulation etc. Elle est programmée de manière à s’adapter à vos préférences et à vos méthodes de travail. Elle est habilitée à déduire si vous souhaitez reporter un rendez-vous pour une date ultérieure ou pas, etc. En effet, toutes ses actions sont contrôlées par un opérateur humain, c’est ce qui lui permet de comprendre et de s’adapter à toutes les situations.